Free Excel lessons, ตัวอย่างการนำความรู้ Excel ไปใช้ในงาน
เทคนิค ดึงข้อมูลทั้งโฟลเดอร์ ด้วย Power Query
การจัดการข้อมูลจากไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ในโฟลเดอร์เป็นงานที่ซับซ้อนและใช้เวลามาก หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม อย่างไรก็ตาม ด้วย Power Query คุณสามารถ ดึงข้อมูลทั้งโฟลเดอร์ ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้ เราจะพาคุณทำความเข้าใจและเริ่มต้นใช้งานฟีเจอร์นี้ เพื่อช่วยจัดการข้อมูลให้พร้อมใช้งานในขั้นตอนถัดไป
ปัญหาที่มักพบในการดึงข้อมูลทั้งโฟลเดอร์
- ไฟล์กระจัดกระจาย: ไฟล์ข้อมูลที่ต้องการมักถูกเก็บไว้ในหลายโฟลเดอร์
- ข้อมูลไม่เป็นมาตรฐาน: มีการจัดรูปแบบที่แตกต่างกันในแต่ละไฟล์
- ความไม่ครบถ้วนของข้อมูล: อาจมีข้อมูลบางส่วนหายไปหรือมีแถวที่ไม่จำเป็น เช่น หัวข้อ “Grand Total”
ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วย Power Query ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการดึงข้อมูลทั้งโฟลเดอร์ด้วย Power Query
1. รวมข้อมูลจากทุกไฟล์ในโฟลเดอร์
- ไปที่เมนู Data > Get Data > From Folder
- เลือกโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ข้อมูลทั้งหมด
- คลิก Combine & Transform Data เพื่อรวมข้อมูลจากไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์
2. กำหนดเงื่อนไขการจัดการข้อมูลเพิ่มเติม
- ใช้ฟีเจอร์ Add Column > Conditional Column เพื่อสร้างเงื่อนไข เช่น เติมข้อมูลที่ขาดหาย
3. ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็น
- เลือกคอลัมน์หรือแถวที่ไม่ต้องการ เช่น ค่าผิดพลาด (Errors)
- ใช้คำสั่ง Transform > Replace Errors เพื่อแทนค่าผิดพลาดเป็น
null
4. เติมค่าข้อมูลในเซลล์ว่าง
- ใช้คำสั่ง Transform > Fill > Down เพื่อเติมค่าที่หายไปในเซลล์ว่างให้ตรงกับข้อมูลด้านบน
5. ปรับข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ
- เลือกข้อมูลรายเดือนที่เป็นแนวนอนแล้วใช้คำสั่ง Transform > Unpivot Columns
- เปลี่ยนข้อมูลให้เป็นแนวตั้งในรูปแบบฐานข้อมูล
ผลลัพธ์จากการดึงข้อมูลทั้งโฟลเดอร์ด้วย Power Query
หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้น คุณจะได้ข้อมูลที่สะอาดและพร้อมใช้งานในรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการวิเคราะห์
ข้อดีของการใช้ Power Query:
- ประหยัดเวลา: ลดเวลาที่ใช้ในการรวมและปรับแต่งข้อมูล
- สะดวก: ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเขียนโค้ด
- ลดข้อผิดพลาด: การทำงานแบบอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงของความผิดพลาด
ข้อควรรู้เพิ่มเติม
- Power Query สามารถใช้ได้ทั้งใน Excel และ Power BI
- รองรับการทำงานกับไฟล์หลากหลายประเภท เช่น CSV, Excel, หรือ Text Files
- สามารถตั้งค่ากระบวนการดึงข้อมูลแบบอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Power Query
Power Query คืออะไร?
Power Query เป็นเครื่องมือใน Excel และ Power BI ที่ช่วยในการดึงข้อมูลจากหลายแหล่งมารวมกัน รวมถึงการปรับแต่งและจัดการข้อมูลให้เหมาะสม
จำเป็นต้องมีพื้นฐานการเขียนโค้ดหรือไม่?
ไม่จำเป็น Power Query ออกแบบมาให้ใช้งานง่ายด้วยคำสั่งและฟีเจอร์ที่ไม่ต้องเขียนโค้ด
ไฟล์ชนิดใดที่ Power Query รองรับ?
Power Query รองรับไฟล์หลากหลาย เช่น Excel, CSV, Text Files, และฐานข้อมูลต่าง ๆ
หากโฟลเดอร์มีไฟล์ใหม่เพิ่มเข้ามา จะต้องตั้งค่าซ้ำหรือไม่?
ไม่ต้อง Power Query จะดึงข้อมูลไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์อัตโนมัติเมื่อรีเฟรชข้อมูล (ทั้งนี้ขึ้นกับวิธีที่เลือกใช้ในการดึงข้อมูลเข้ามาในตอนเริ่ม)
สามารถแก้ไขข้อมูลที่รวมจากหลายไฟล์พร้อมกันได้หรือไม่?
ได้ คุณสามารถตั้งค่าการแก้ไขและปรับโครงสร้างข้อมูลในขั้นตอนการ Combine & Transform
Power Query ใช้งานได้ใน Excel เวอร์ชันใด?
Power Query ใช้งานได้ตั้งแต่ Excel 2016 ขึ้นไป และเป็นฟีเจอร์ใน Power BI
ลองใช้เทคนิคการ ดึงข้อมูลทั้งโฟลเดอร์ นี้ แล้วคุณจะพบว่าการจัดการข้อมูลจำนวนมากกลายเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว! 😊
สนใจเรียนรู้ Excel เพิ่มเติม คลิก https://excelchannel.com/category/free-excel-lessons/essencial-excel-for-office-user/
สนใจเรียนรู้ VBA คลิก https://excelchannel.com/category/free-excel-lessons/basic_vba/
************************
พิชาติ
Learn Excel With Pichart
Smart Excel For Better LIFE
สนใจจัดอบรมในองค์กร หรือต้องการปรึกษาแบบ Private Consult สามารถติดต่อ อ. ชาติ โดยตรงครับโทร. 099-084-2562 / 082-663-9949
#powerquery#data transformation #data cleansing
