Free Excel lessons, บทความทั่วไป
มาทำความรู้จักกับ Negative Stock
ก.พ.
👉 Negative Stock คืออะไร
แปลตามตัวเลย แปลว่า “สต๊อกติดลบ”
ตามกฏหมายแล้ว ทุกกิจการต้องบันทึกความเคลื่อนไหวของสต๊อกสินค้าทุกรายการ รายงานความเคลื่อนไหวนี้ต้องสามารถสอบทาน และมีการตรวจสอบความถูกต้องของปริมาณสินค้าที่บันทึกกับปริมาณสต๊อกสินค้าที่มีอยู่ในคลังสินค้าจริงเสมอ และพร้อมให้สรรพากรตรวจได้ตลอดเวลา
รายงานบันทึกความเคลื่อนไหวของสต๊อกสินค้านี้ เรียกว่า “สต๊อกการ์ด” (Stock Card) ซึ่งสามารถอยู่ในรูปมูลเอกสาร หรือข้อมูล Digital ก็ได้
ในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ทุกกิจการจะต้องบันทึกปริมาณสินค้าเข้า-ออก และปรับปรุงให้ปริมาณคงเหลือถูกต้อง ตรงตามความเป็นจริงอยู่เสมอ
และการที่เกิด Negative Stock หรือสต๊อกติดลบจึงหมายถึง การบันทึกขายออก หรือเบิกไปใช้ หรือการปรับปรุงสต๊อกสินค้า มากกว่าปริมาณที่บันทึกรับในเอกสาร หรือในระบบ นั่นเอง
👉 สต๊อกติดลบเกิดขึ้นได้อย่างไร?
ก็ในเมื่อทุกครั้งที่รับสต๊อกสินค้าเข้า เจ้าหน้าที่แผนกรับสินค้า หรือ inventory manager ก็บันทึกรับสินค้าเข้าระบบ และทุกครั้งที่ขายออก หรือนำไปใช้ หรือปรับปรุงสต๊อก เจ้าหน้าที่ inventory ก็เป็นผู้บันทึกออก แล้วความผิดพลาดเกิดมาจากไหน หรือเกิดขึ้นได้อย่างไร
👉 มีสาเหตุมาจากหลายสาเหตุ เช่น…
🔸 1. ความผิดพลาดในการรับสินค้า มีการบันทึกรับสินค้าเข้าน้อยกว่าความเป็นจริง ซึ่งอาจจะเกิดจาก…
- การนับ หรือชั่ง ผิดพลาด น้อยกว่าความเป็นจริง
- การบันทึกรับหน่วยนับผิดพลาด (ลัง vs ชิ้น)
- การรับเข้าผิดรายการ เช่น เคสโทรศัพท์สีเขียว VS เคสโทรศัพท์สีเขียวมิ้นท์ เป็นต้น
- การลืม หรือไม่ได้บันทึกรับสินค้าที่เป็นของแถมที่เป็นส่วนลด เมื่อนำไปขายก็ทำให้เกิด สต๊อกที่เป็นลบได้
🔸 2. ความผิดพลาดจากการขาย หรือตัดเบิกเข้ากระบวนการผลิต ก็มีส่วนทำให้สต๊อกในสต๊อกการ์ดติดลบได้เช่น…
- ความผิดพลาดในการลงรายการบันทึกเบิกจ่าย
- ความผิดพลาดในการบันทึกปริมาณขาย หรือประมาณที่เบิกจ่าย
- ความผิดพลาดในการจำหน่ายสินค้าผิดรายการอันเกิดจากข้อมูลสินค้าไม่ถูกต้อง เช่นผู้ผลิตติดบาร์โค้ดผลิตภัณฑ์ไม่ถูกต้อง
🔸 3. ความผิดพลาดจากการปรับปรุงสต๊อกสินค้าที่ไม่ครบถ้วน หรือไม่ถูกต้อง เช่น…
- กระบวนการรับโอนสินค้าจากต่างคลัง หรือต่างสาขา แต่ไม่มีการบันทึกรับสินค้าเข้าสต๊อกการ์ด
- กระบวนการรับคืนสินค้าจากลูกค้า ที่ไม่ได้บันทึกรับสินค้ากลับเข้าระบบ
👉 แล้วต้องปฏิบัติอย่างไรเมื่อพบว่ามี สต๊อกติดลบ
🔸 1. ต้องทำการตรวจนับสินค้าใหม่ แล้วทำการปรับปรุงสต๊อกสินค้าที่บันทึกไว้ให้ถูกต้อง (ต้องมีผู้มีอำนาจอนุญาตให้ปรับปรุงสต๊อก ไม่สามารถทำด้วยเอง)
🔸 2. ต้องหาสาเหตุที่แท้จริงที่ทำให้เกิด negative stock ให้พบ ไม่เช่นนั้นไม่นานก็จะเกิด negative stock ขึ้นอีก
🔸 3. ต้องทำ cycle count หรือ inventory count อย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
👉 ทำไมจึงต้องปรับปรุงสต๊อก อะไรคือปัญหา แล้วถ้าไม่ปรับปรุงให้ถูกต้องจะเกิดอะไรขึ้น
การที่มีสต๊อกสินค้าในรายงานที่ไม่ถูกต้องส่งผลกระทบหลายประการ…
🔸 1. ทำให้ระบบคำนวณปริมาณสินค้าไม่ถูกต้อง เพราะระบบจะสั่งสินค้าเข้าเพิ่มเข้ามา แม้ปริมาณสินค้าจริงหน้าร้าน หรือในคลังสินค้ายังมีสินค้าเหลืออยู่
🔸 2. การคำนวณมูลค่ากำไรขั้นต้นของกิจการไม่ถูกต้อง เพราะกำไรของการดำเนินงาน เกิดจากส่วนต่างระหว่างมูลค่าขาย กับ มูลค่าต้นทุนสินค้าขาย (cost of goods sold)
ซึ่งในการคำนวณมูลค่าต้นทุนสินค้าขาย เกิดจากการเอามูลค่าสต๊อกสินค้าปลายงวด – สต๊อกสินค้าต้นงวด การมี negative stock จะทำให้มูลค่าสต๊อกคงเหลือน้อยกว่าความเป็นจริง ซึ่งจะ ทำให้ต้นทุนสินค้าขายสูงเกิดความเป็นจริง จะทำให้กำไรขั้นต้น ต่ำกว่าความเป็นจริง ได้
🔸 3. สูญเสียโอกาส การแบกมูลค่าสต๊อกที่ไม่จำเป็นไว้ปริมาณมาก ๆ เป็นการปิดโอกาสในการสั่งซื้อสินค้าที่จำเป็นสำหรับการผลิต หรือจำหน่าย ทำให้เสียโอกาสในการขาย
🔸 4. กระทบสภาพคล่องทางการเงินของกิจการ การมี สต๊อกติดลบ ปริมาณมาก ๆ สามารถส่งผลถึงสภาพคล่องทางการเงินของกิจการได้ เพราะ สต๊อกติดลบ จะทำให้เกิดการสั่งซื้อสินค้าเกินความจำเป็นเข้ามาไว้ในคลังสินค้า หากเป็นรายการสินค้าที่ เคลื่อนไหวช้า (slow move) ก็จะทำให้ทุนจม นอกจากนั้นยังอาจส่งผลให้กิจการเกิดดอกเบี้ยจ่ายอันเกิดจากการกู้ยืมเพื่อใช้ชำระมูลค่าสต๊อกที่สั่งซื้อเกินเข้ามาได้
🔸 5. และสุดท้ายมันยังเป็นตัวเลขที่ต้องแสดงกับสรรพากรในกรณีที่ต้องการตรวจสอบ การมีสต๊อกติดลบอาจจะหมายความว่ากิจการมีการรับสินค้าเข้ามาแล้วไม่ได้บันทึกรับ (เพราะต้องการปิดบังอะไรบางอย่างอยู่ก็ได้)
ทั้งหมดก็เป็นเรื่องราวของ negative stock จะเห็นว่าแม้จะดูเผิน ๆ negative stock เหมือนจะเป็นเพียงตัวเลขของปริมาณสต๊อกที่บันทึกไว้ แต่มันมีผลกระทบไปยังกิจกรรมอื่น ๆ ทุกส่วนของกิจการเลยก็ว่าได้ inventory manager จึงต้องรับผิดชอบให้ สต๊อกสินค้ามีความถูกต้องอยู่เสมอ
หากมีมุมมองใดที่ผมตกหล่น ไม่ได้กล่าวถึง หรือขาดความสมบูรณ์ไปอย่างไร ก็ช่วยเพิ่มเติมเข้ามาใน Comment ได้นะครับ
————//————-
อ.ชาติ
Learn Excel With Pichart
Smart Excel For Better LIFE
👉 #ติดต่อสอน In-house ทักทาย หรือปรึกษาเพิ่มเติมกับ อ.ชาติ ได้ที่ลิงค์นี้ m.me/excelbypichart หรือ โทร. 099-084-2562 / 082-663-9949
